Создайте график передачи дел в произвольном порядке оформите график всеми необходимыми реквизитами

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 574
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций. В частности, ст. Каждый первичный документ от момента его создания поступления от других предприятий, учреждений, организаций до момента завершения его обработки и передачи на хранение в архив проходит свой путь. Основными, характерными для всех документов, этапами документооборота являются:. Согласно п.

Стандарт — документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования.

Основные действия при работе с программой производятся в форме Начальная страница , которая открывается при запуске. Слева расположены группы возможных действий, которые выполняются с электронными документами, и быстрые отборы для фильтрации списка; справа — список электронных документов, для которых требуется совершить то или иное действие. Над списком электронных документов находятся соответствующие кнопки для выполнения операции с выбранным документом или несколькими документами одновременно. Созданные и загруженные документы учета отображаются в разделе Главное — Исходящие документы.

3.3. Порядок разработки и утверждения документооборота и номенклатуры дел

Стандарт — документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования. Реквизиты документа — надписи, которые являются обязательными элементами оформления официальных документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности и назначение. Формуляр документа — набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Заголовочная часть реквизиты: с 01 по 17 и 19 содержит сведения об организации и первичные данные о самом документе. Оформляющая часть реквизиты с 22 по 30 содержит реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому важно правильно его оформить в соответствии с действующими нормативами. Среди обязательных реквизитов есть постоянные и реквизиты, которые изменяются или меняются полностью.

Двустороннее оформление документов допускается при составлении документов с краткими сроками хранения. Документы, подлежащие многолетнему, длительному хранению целесообразнее оформлять с одной стороны листа для обеспечения большей степени сохранности бумаги.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Схема 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате АЧ углового бланка размеры указаны в мм. Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации. Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ.

Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения — Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований городов, сельских поселений.

Эмблема предприятия — это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других. Товарный знак эмблема размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации. Код организации имеют все зарегистрированные учреждения. Код организации — автора документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по ОКПО. Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОКУД , класс Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименовании, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации русским государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.

Вид письменного документа — это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом положением об организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД класс Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Даты могут иметь другую последовательность в соответствии с международными стандартами: год, месяц, число:. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания принятия решения , для акта — дата события.

Регистрационный номер индекс документа — это цифровое или буквенно — цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему отправляемому , внутреннему и входящему поступившему документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью. Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:. Ссылка на регистрационный номер и дату документа позволяет не упоминать индекс и дату поступившего документа в тексте письма.

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа кроме письма. При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений.

Георгиевск Ставропольского краяс. Ивановка Мытищинского района Московской области. Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:. Необходимо учитывать административно — территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах. Адресат — это организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо, кому адресован документ. Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством заявления, докладные, объяснительные записки и др.

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:. При адресовании документа руководителям структурного подразделения или специалистам адресование начинается с указания наименования организации в именительном падеже:.

Если письмо адресуется организации, а не конкретному лицу, указывается наименование и почтовый адрес:. Всероссийский научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела. Иногда документ приходится отправлять сразу в несколько однородных организаций.

Такие документы адресуются обобщенно:. При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя:. При адресовании внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя. Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

Гриф утверждения — реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении. Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно слева и справа на одном уровне. Резолюция — это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом. Текст документа — это основной реквизит документа, который содержит объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении. В соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках текст документа составляют на русском или национальном языке.

Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими цифрами:. Связанный текст большого размера, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание и цель составления документа. В документах приказ, распоряжение и т. Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей.

Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах. Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:. Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно. Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов.

Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

Приложение: Договор аренды от Если документ отправляют в несколько адресов, а приложение к нему — не во все адреса, то это отражают в отметке о наличии приложения. Подпись — это обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой должностью:.

Глава 4. Обмен электронными документами

Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации. В первую очередь возникает два вопроса — какие документы требуется подготовить и за какие годы. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив например, нет места для хранения в отделе. Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения. За какие годы дела подлежат передаче в архив Согласно правилам документы сдаче в архив подлежат не позднее 3-х лет после завершения их в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации

Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему. Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы — неизвестно. Если просто вынуть дела из папок и принести — их не принимают. Между тем, процедура передачи документов в архив описана в нормативных документах. Надо только как следует изучить их и начать использовать.

Передаем дела в архив по всем правилам

.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Подшивка дела (1-й вариант).

Секретарское дело.

.

.

.

.

.

.

.

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 1
  1. Тит

    Имеет ди право горводоканал высчитывать с меня в летнее время 39гривень а в зимнее 8гривень за мойку машины если я со своей калонки машину немою у меня вода без счетчика

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных